Ghi chép biên bản cuộc họp

 - 30/06/2010 08:10
Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn tiến trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội đủ những yếu tố cần thiết. Một số kỹ năng dướiđây sẽ là cẩm nang giúp bạn làm tốt việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tếkhông hề dễ chút nào: Ghi biên bản.

Cần có laptop và sổ ghi chép:Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bảncuộc họp cũng như một số vật dụng cần thiết khác bổ sung cho việc này, như bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ.

Nếu bạn thường xuyên phải ghi biên bản họp, tốtnhất nên chọn loại sổ ghi chép thích hợp dành riêng cho các cuộc họp và đừngquên dự trữ thêm một cây bút thật tốt. Bạn có thể chọn bút chì hoặc bút bi đềuđược, quan trọng là không làm gián đoạn việc ghi chép của mình chỉ vì... bút hếtmực.

Ghi chép biên bản cuộc họp
Nếu bạn thường xuyên phải ghi biên bản họp, tốt nhất nên chọn loại sổ ghi chép thích hợp dành riêng cho các cuộc họp và đừng quên dự trữ thêm một cây bút thật tốt

Cách ghi chép: Bạn hãy lấymột tờ giấy và phân thành các cột để ghi tên và những thông tin cần liên hệ. Đặtmột tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thôngtin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo thứ tự cho mọi người quanh bàn họp,ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp.

Nội dung của cuộc họp sẽ được ghitốc ký và có thể có quá nhiều nội dung trong một cuộc họp nên hãy thêm một cộtnhỏ bên tay trái, ghi tóm lược tiêu đề hay nội dung để sau này có thể tìm lạichúng dễ dàng.

Đọc trước chương trình:Bạn hãy đọc qua chương trình cuộc họp từ khi bạn nhận nhiệm vụ ghi biên bản đểkhông bị lúng túng vì cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc nó trước cuộc họp. Bạn cũngđừng quên ghi nhận lại điều này vào sổ ghi chép. Ghi nhận lại những kiến nghịcủa những người tham dự cuộc họp, cho dù những ý kiến của họ tán thành hoặc phảnbác và ghi thời gian kết thúc cuộc họp.

Tổng kết biên bản: Hãy đọcbản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản saukhi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần có thêm những biên bản copy của nhữngbộ phận khác để ghi nhận vào biên bản họp. Cần bảo đảm, sau khi kết thúc cuộchọp, bạn đã ghi nhận được những điều như sau: Có bao nhiêu thành viên tham dự,vắng mặt, những nội dung chi tiết quan trọng của cuộc họp và địa điểm họp.

Ghi chép biên bản cuộc họp

Đánh máy biên bản: Bạn hãyđánh máy lại biên bản họp nhưng tránh ghi nhận lại những vấn dề mang tính tranhcãi trong cuộc họp. Thay vào đó, bạn cần ghi lại những chi tiết nhưng không nênquá chi li, cụ thể và sử dụng từ ngữ một cách chính xác để diễn đạt nội dungcuộc họp. Cuối cùng, bạn hãy phân phối bản thảo biên bản cuộc họp đến các thànhviên trong công ty.

Theo Thuỳ Như
PNNN

Menu:
Trang chủ Xã hội Kinh tế Văn hóa Thể thao Thế giới Công nghệ Thời trang Giải trí Photo Đời sống Tâm sự SAO
Sao - Tin Tức Online
Sao Sự kiện xã hội Âm nhạc Thời trang Điện Ảnh Đời sống giới trẻ Thể thao Công nghệ Chuyện lạ

Tin Tức Online - Trang thông tin điện tử tổng hợp của Công ty Cổ phần Truyền thông VietNamNet.

Địa chỉ: Tòa nhà C’Land- 156 Xã Đàn 2, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại : (04) 37 722 729 (máy lẻ 1991) - Fax: (04 )39 744 882

E-mail: tintuconline@vietnamnet.vn

Giấy phép hoạt động số 119/GP-TTĐT, Ngày 09/01/2013
do SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI CẤP

Đơn vị quảng cáo: Công ty Cổ phần Truyền thông VietNamNet

-  Hà nội: Tel: 04 37727988 - Hotline: 0919405885
   Email: vietnamnetjsc.hn@vietnamnet.vn

- Tp.HCM: Hotline: 0919405885
   Email: vietnamnetjsc.hcm@vietnamnet.vn